Guía inspirada en PuntoSeguro para pasar del papel a la digitalización en tu correduría

Digitalizar una correduría es mucho más que escanear documentos: es cambiar la forma de trabajar, liberar tiempo y construir un modelo eficiente que permita crecer sin fricciones. Esta guía, inspirada en la historia real de PuntoSeguro y lo compartido por su fundador, Juan Betés, te muestra cómo dejar atrás el papel y avanzar hacia una digitalización que genera resultados medibles desde el primer mes.

Durante años, las corredurías en España han convivido con archivadores llenos, carpetas físicas, documentos dispersos y un sinfín de tareas manuales que consumen tiempo y energía. Ese sistema funcionaba cuando el ritmo era más lento, cuando el cliente esperaba días para obtener una respuesta y cuando la regulación era manejable.

Pero el sector ha cambiado.

El cliente quiere inmediatez. La documentación se multiplica. Los canales digitales son el primer punto de contacto. Y las corredurías que siguen apoyándose en procesos manuales empiezan a notar los síntomas: retrasos, errores, saturación operativa, equipos quemados y un crecimiento que parece imposible.

Esa es la misma realidad que vivió Juan Betés, fundador de PuntoSeguro. Durante nuestra conversación para Xperts Talks by Xternus, lo resumió así:

Ese es el punto de inflexión: cuando el papel ya no acompaña, sino que frena.

Digitalizar una correduría no va solo de modernizar procesos: significa liberar al equipo de tareas repetitivas, mejorar la trazabilidad y elevar la experiencia del cliente. Durante la conversación con Juan Betés, CEO de PuntoSeguro, quedó claro que el papel no solo ralentiza; genera fricción, errores y cuellos de botella que se multiplican con cada nuevo cliente.

Juan lo describió de forma muy gráfica:

• Ahorro de costes operativos: Digitalizar elimina duplicados, reduce tiempo administrativo y permite absorber mayor volumen sin agrandar estructura, con ayuda de back office administrativo. PuntoSeguro puede gestionar más con el mismo equipo porque ya no pierde horas clasificando correos o buscando documentos.

• Eficiencia y claridad en los flujos internos: Lo que antes dependía de la memoria o del escritorio de cada persona, ahora fluye solo. En PuntoSeguro, los correos se clasifican automáticamente por tipo de gestión, urgencia y responsable. El equipo ya no pregunta “¿en qué quedó esto?”, porque la respuesta está registrada y ordenada.

• Mayor control y trazabilidad: La digitalización genera un registro verificable de cada acción. En un sector regulado como seguros, esto supone tranquilidad: auditar procesos, reconstruir decisiones o recuperar evidencias deja de ser un dolor de cabeza.

• Innovación real y aplicable: La IA no funciona con papeles, carpetas o datos desordenados. Necesita estructura. Digitalizar sienta las bases para que herramientas como Copilot o el catálogo de procesos automatizables funcionen sin fricciones. PuntoSeguro lo vive día a día: transcripciones automáticas, resúmenes inteligentes y tareas sugeridas por IA que antes exigían tiempo manual, con gestión documental y digitalización.

La digitalización no ocurre en bloque; se construye paso a paso. Juan compartió cómo avanzaron en PuntoSeguro sin colapsar la operativa ni interrumpir el trabajo diario. Esta es la ruta que siguieron, y que cualquier correduría puede replicar:

Antes de implementar herramientas, revisaron dónde vivía la información: correos, carpetas, documentos duplicados. Sin este paso, digitalizar solo vuelve más rápido el caos.

Ejemplo de Juan:

El equipo definió qué ocurre desde que entra un correo hasta que se cierra la gestión. Ese mapa fue clave para saber qué automatizar y qué seguía requiriendo criterio humano.

Por ejemplo, en PuntoSeguro empezaron con herramientas accesibles como Power Automate y SharePoint, integrándose poco a poco con IA para tareas de alto volumen.

Digitalizar no significa cambiar de cultura de un día para otro. Juan lo mencionó varias veces: formaron al equipo en cómo usar las herramientas en casos reales, no en teoría.

Capacitar al equipo en casos reales asegura adopción efectiva y reduce resistencia al cambio, para más detalles te invitamos a leer guía de externalización administrativa inteligente.

En momentos de crecimiento o carga estacional, en PuntoSeguro integraron equipos flexibles para tramitación de siniestros para sostener el ritmo mientras la digitalización se consolidaba. Fue esencial para no frenar el negocio durante el cambio.

Digitalizar no es un proyecto técnico: es un proyecto humano. Estas fueron las claves que Juan insistió en considerar:

Qué hacer primero:

Empezar por lo que más tiempo consume. Clasificación de correos, documentación y seguimiento de gestiones suelen ser el cuello de botella. Atacar ahí ofrece resultados rápidos.

Crear un repositorio único y vivo. No sirve digitalizar si cada persona sigue guardando documentos en su ordenador. Un único repositorio es el corazón del sistema.

Qué evitar:

Digitalizar el caos. Subir todo a la nube sin depurar solo amplifica el desorden. Juan lo dijo claro: “Nos tomamos una semana para ordenar, y fue la mejor decisión”.

Elegir herramientas “muy completas” pero imposibles de usar. Si el equipo siente que cada clic es un obstáculo, no lo adoptará.

Durante la Xperts Talk, Juan compartió cambios concretos que transformaron su día a día:

Director dedicaba horas cada día leyendo, releyendo y filtrando correos. Se generaban hilos interminables, pérdida de información y urgencias que llegaban tarde.

Después: Power Automate clasifica el correo por tipo de trámite, cliente y urgencia. El equipo entra por la mañana y ve un panel claro: lo importante arriba, lo urgente marcado, lo resuelto archivado.

Antes: Las versiones de documentos cambiaban según quién las tuviera. Encontrar un archivo podía llevar minutos —o discusiones.

Después: SharePoint se convirtió en la única fuente de verdad. Permisos, versiones, estados: todo en un mismo lugar, accesible desde cualquier dispositivo.

PuntoSeguro incorporó IA para transcribir llamadas, detectar temas clave y sugerir próximos pasos directamente en el CRM.

El impacto fue inmediato: menos tiempo tomando notas y más tiempo resolviendo.

La IA transcribe llamadas, detecta temas clave y sugiere pasos en el CRM, liberando tiempo para resolver incidencias reales, como se detalla en el reporte sobre impacto de IA en corredurías.

Digitalizar una correduría implica sustituir procesos manuales por flujos estructurados, documentales y automatizados que permiten trabajar más rápido, con menos errores y con capacidad de escalar sin ampliar estructura.

Empieza por identificar dónde se pierde el tiempo. La clasificación documental, los correos y las tareas repetitivas son los primeros puntos a transformar. Reducen carga, liberan horas y preparan el terreno para automatizar.